- Opening
Albert opent de vergadering. Er zitten 25 deelnemers in de vergadering. De Coronawet is nog van toepassing. Een online vergadering is nog steeds rechtsgeldig.
- Notulen zijn goed gekeurd.
- Kascommissie overleg heeft plaatsgevonden om het proces verder te verbeteren.
- Aandacht voor jubilarissen. Willen we graag oppakken. Is nog niet gedaan i.v.m. andere prioriteiten.
- Organiseren van Clubkampioenschappen. Dit ondersteunen we graag, maar dit is niet opgepakt i.v.m. andere prioriteiten en het gebrek van vrijwilligers.
- Beleidsupdate
Vrijwilligers
Er is een noodzaak om echt meer vrijwilligers te krijgen. We zoeken veel vrijwilligers, variërend van kleine (eenmalige) activiteiten tot bestuursleden. Een aantal cruciale taken die gedaan moeten worden:
- Trainingsrooster
- Wedstrijdorganisatie. We hebben in Juni een wedstrijd gemist. Indien dit nog een keer gebeurt wordt Turn4U voor 1 jaar uitgesloten van deelname. Het leek erop dat de communicatie rondom dit issue niet heel goed is aangekomen. We moeten dit nog beter communiceren! Mogelijk via de APP-groepen.
- (Coördinatie van) juryleden
Vraag: Er is gekozen voor een vrijwillig vrijwilligersbeleid. Willen we dat dit jaar behouden?
Antwoord: voor nu zijn er geen plannen om dit te veranderen. Maar er moet wel iets veranderen. Om dit systeem op te zetten, vergt voorbereiding en moeten we via de ALV gaan accorderen. Opdracht aan het bestuur: Kom met een vrijwilligersbeleid. Om dit goed van de grond te krijgen, hebben we als bestuur hulp nodig van de leden. Indien dit urgent wordt zal dit via een bijzondere ledenvergadering worden besproken.
Trainingskader & opleiding
Turn technische zaken willen we graag met het samenwerkingsverband verder oppakken. Door corona is deze samenwerking wat teruggevallen, ambitie is om de relaties weer aan te halen.
YAAP (Traject Plezier in Presteren)
Dit zit in een afrondende fase. Er wordt ook over nagedacht om ouders meer betrokken te krijgen. Ze zijn bezig met de ouders een startbijeenkomst te organiseren. Komend weekend gaan de coördinatoren bespreken of er startbijeenkomsten georganiseerd kunnen worden. Belangrijk is om de verwachtingen met elkaar te bespreken (tussen ouders/trainers). Trainers worden hierbij geholpen door materialen (presentaties, print-outs). Ook deze materialen worden komend weekend besproken.
- Financiën
Jaarrekening 2021
Begroot resultaat = 0 euro
Gerealiseerd: 65 euro
Corona heeft impact gehad op de cijfers, zowel aan de debet- als aan de credit kant. Er is minder contributie geheven en trainers zijn gekort op de vergoeding.
De kosten rondom de fysiotherapie zijn hoog en hebben een behoorlijke impact op het resultaat.
De balans is stabiel.
Kascontrole commissie verslag
Kascontrole commissie heeft steekproeven genomen en is akkoord met de jaarrekening 2021. De penningmeester heeft decharge gekregen, waarmee het financieel jaar 2021 is afgerond.
Complimenten vanuit de leden.
Update rondom financieel jaar 2022
Tekort € 3.000 voor 2022. Dit is niet erg omdat in het 3e kwartaal de kosten lager zijn en de opbrengsten stabiel zijn. De verwachting is dat ook 2022 een stabiel (en positief) jaar zal zijn.
Begroting 2023
We mikken weer op een 0 begroting. Echter de penningmeester stopt. Dit moet doorgaan. We hebben een stelpost opgenomen van € 5.000 indien er geen nieuwe penningmeester gevonden wordt. Dit dat er een tekort hebben op de begroting van 2023. Dit is lastiger te organiseren bij meerdere vrijwilligers, echter kunnen we wel kijken of delen te organiseren zijn bij vrijwilligers.
Akkoord om dit voor 1 jaar te betalen vanuit het Eigen Vermogen (indien dit niet anders georganiseerd kan worden). Wel belangrijk om indien er een contract afgesloten wordt voor langer dan 1 jaar, dit in de begroting wordt gedekt.
De begroting 2023 is goedgekeurd
- Decharge & benoeming bestuursleden
Caja, Albert, Luus en Randal treden af per 1 september als bestuur. Harry zal na de jaarrekening 2022 aftreden (maart 2023).
Sebastiaan zal toetreden in de vorm als secretaris.
De voorzitters rol en penningmeester rol zijn nog vacant.
Er is geen bezwaar vanuit de ledenvergadering.
Marco bedankt alle aftredende bestuursleden voor hun inzet de afgelopen jaren.
- WVTTK
Karen: Wie doet de kascontrole commissie 2022? Karen wil dit blijven doen, vader Lisanne Hengst wil hier wel bij helpen.
Samanta: Samanta wil helpen met organiseren van vrijwilligers voor de wedstrijden. Districtsbestuur schijnt opgeheven te worden. Dit lijkt impact te hebben op het organiseren van de wedstrijden. Samanta wil dit graag oppakken. Vraag is of zij hulp kan krijgen bijvoorbeeld vanuit het bestuur. Marco pakt dit op. We moeten 3 wedstrijden organiseren. In juni organiseren wij ook het NK springwedstrijd. Dit is al georganiseerd door Lotte.
Samanta: als ouder is het lastig om een band op te bouwen met de club. Kijk hoe je ouders meer kan betrekken bij de club (bijvoorbeeld demonstraties aan het eind van een training of actievere werving in de hal).
Karen: Vertrouwens Contact Personen hebben 2x een bericht gehad. Ze worden dus gevonden. Dit is na een aantal gesprekken tot een positief einde gebracht.
Gitte: Hoeveel wordt er geïnvesteerd in het zoeken naar nieuwe trainers? Marco geeft aan dat we vanaf april gezocht hebben naar trainers. Het is gewoon heel lastig om trainers te vinden. We zetten in op social media en de netwerken van trainers. Komende zondag worden de laatste gaten in het rooster besproken en hopelijk opgelost. Barry geeft aan dat het tekort overal voelbaar is. We zien dat groepen worden opgeheven en er lange wachtlijsten ontstaan. Mogelijk kunnen we in het samenwerkingsverband elkaar helpen.
- Sluiting
De vergadering wordt om 21.37 uur afgesloten.
Actielijst:
| 1 | Maak een vrijwilligers beleid zodat meer leden zich geroepen voelen vrijwilligerswerk op te pakken. |
| 2 | Indien het penningmeesterschap wordt uitbesteed, kom met een voorstel om dit op de lange termijn te kunnen betalen. |
| 3 | Pak de samenwerkingsverbanden weer op om samen met de andere verenigingen uitdagingen aan als tekort aan vrijwilligers en tekort aan trainers. |